¿Qué elementos debe llevar un proceso?

Si quieres mejorar y hacer crecer tu negocio, documentar procesos no es opcional, pero ¿qué elementos debe llevar un proceso?. Documentar procesos es sencillo aunque no lo parezca de entrada, pero si no lo crees, hoy quiero platicar contigo sobre lo que tienes que considerar a la hora de trabajar en ello.

Tres herramientas para documentar

Para iniciar con los elementos que debe llevar un proceso, te cuento de 3 herramientas que puedes usar para documentar, tu utiliza la que más se acomode a tu giro de negocio y a el perfil de empleados que tengas:

  1. Diagramas de flujo. Este es para mí el mejor recurso ya que es gráfico, lo que lo hace fácil de leer y sobretodo de capacitar.
  2. Escribiéndolo. Este es el que se utiliza en metodologías como ISO, y considero que es el que tiene menos aceptación, aunque la información está ahí, ya lista para ponerla en acción. Definitivamente es mejor tener documentos escritos que no tener nada.
  3. Hacer videos. Es una opción para documentar un proceso, y aunque ya hay muchas herramientas para grabar, creo que sigue siendo costoso o que tiene mayores implicaciones para que quede bien, la luz, el guión, la edición, etc.

Consejos para procesos útiles

Ya que definiste qué herramienta vas a utilizar para documentar, ahora sí considera lo siguiente para que tengas procesos bien útiles:

  1. Las actividades de arranque. Todos los procesos tienen algo que los detona, por ejemplo, un proceso de compras inicia porque hay una necesidad o requerimiento, algo que hace falta. Puede ser un insumo, un producto o un servicio. Hazte esta pregunta ¿Qué detona tu proceso?
  2. Las actividades de cierre. Esto se traduce en cuál es el último paso para dar por concluido de manera exitosa el proceso. O si el proceso forma parte de un eslabón, ¿cómo debe concluir para pasar la estafeta al siguiente con éxito?. En el caso del proceso de compras, el último paso es haber adquirido el producto o servicio que va a satisfacer la necesidad o carencia que se tenía. Si no es así, no será exitoso el proceso, y también comprar es un eslabón de la cadena de cualquier negocio.
  3. Los pasos. ¿Cuáles son las actividades que tienes que hacer para llegar al resultado deseado?.
  4. Los responsables. En un proceso pueden participar varios puestos de la empresa, para realizar las compras participa el que hace la solicitud, el que compra y el que autoriza las compras, generalmente.
  5. Los puntos de control. Aquí es donde establecemos límites, se traduce en autorizaciones y reportes. Es ese stop en el camino antes de que se puedan cometer errores. Por ejemplo, ¿se requiere un 3º para autorizar lo que se va a comprar? O ¿Hay que revisar presupuestos antes de asignar órdenes de compra para ver si hay flujo?.
  6. Los criterios. Si hay diferentes situaciones que puedan presentarse, por ejemplo, ¿qué criterios aplican si realizamos compras de mil pesos, de 100 mil, de 1 millón o de 10 millones?. Seguro los criterios son diferentes para cada uno.
  7. Los documentos o sistemas. ¿Dónde vas a dejar plasmado el proceso, tienes un sistema para documentar las requisiciones, las órdenes de compra, las comparativas? Sino, haz exceles, pero tienes que documentar, también se les llama, templates, formatos o plantillas.

Guarda esta información porque te va a acompañar cada que necesites documentar un proceso y conocer que elementos debe llevar un proceso, si puedes realiza un check list para que no se te pase nada!

Recuerda que para que una empresa funcione sin su dueño, necesita procesos. ¿Cómo te ayudo?. Te invito a leer el siguiente artículo, aquí te dejo el link: https://methodia.mx/beneficios-de-los-procesos-para-tu-negocio/. Te comparto también un video que te ayudará a complementar: https://www.youtube.com/watch?v=rQ0uLoPshtI.

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