¿No sabes que son las economías de escala? Estas perdiendo mucho dinero. Serie proceso de compra 3 de 4

Las economías de escala hacen referencia a que cuando la empresa va creciendo, van aumentando ciertos beneficios, esto aplica para materia prima, para la especialización de trabajadores, para los costos de la maquinaria, entre muchas otras cosas, por ejemplo, una máquina que produce 100 piezas de cualquier cosa a la misma máquina produciendo 10 mil piezas, el costo de la máquina que se le atribuye al costo del producto, es obviamente, muchísimo menor en 10 mil que en 100 piezas.

 

Ok, en este video vamos a ver cómo aprovechar las economías de escala en las compras porque desafortunadamente he visto en empresas pymes que poco lo aprovechan.

 

Hace tiempo ya tuve un cliente y ese proyecto fue el que me introdujo en este tema tan enriquecedor. Pues resulta que es una marca de oficinas de coworking y se contaba, en aquel entonces con 5 ubicaciones. Como ustedes sabrán en este tipo de oficinas el café es “gratis”, pero el punto es que cada ubicación compraba el café a un proveedor distinto, y claro, a precios distintos. Al finalizar el 2º año de operaciones se le ocurre al dueño preguntar a administración en cuánto ascendía la inversión en café por año y obviamente se fue pa-tras con el número! Aparte de que tenían una proyección de crecimiento muy agresiva y pronto serían el doble de ubicaciones distribuídos en la república mexicana. Así es que nos invitaron, a methodia, a participar para ayudarles a diseñar procesos para aprovechar esta economía de escala, y sabrán que el tema del café no sólo es el grano del café en sí, es el azúcar, el splenda, los filtros, las cafeteras, la crema, los vasos, muchísimas cosas que podían generar ahorros.

 

Entonces ahí les va cómo aprovechar las economías de escala en tu departamento de comrpas:

 

  1. Identifica esos productos o materia prima que forma parte de “tu canasta básica” jajaja, o sea, que siempre necesitas.
  2. Debes, debes debes!!! Llevar bien claro y controlado cuánto compras, a qué precio y a quién. Esto te va a dar la inteligencia de información que necesitas para negociar más adelante. Aquí es donde entra fuertísimo el tener un sistema, vayan a ver el video erp vs procesos (poner etiqueta). En el caso del ejemplo que les conté no tenían esta información a la mano, para obtenerla, debían irse a los registros contables o casi casi a factura por factura, porque al mismo proveedor le compraban varias cosas y no tenían desglosado cuánto de café, cuánto de splenda, cuánto de crema, etc. Necesitas esta información desglosada por producto, precio y proveedor.
  3. Esa información que recabaste es poder para negociar con tus proveedores, pero aquí hay 2 caminos, si ya cuentas con información o si vas empezando y no tienes ese historial, pero ya identificaste que vas a estar comprando ese producto de forma recurrente, por ejemplo: una pastelería, la harina es de cajón, no necesitamos ser sabios para saber que consumiremos toneladas de harina en el paso del tiempo. Entonces, si no tienes el historial, en etapas iniciales haz una proyección de ventas que te va a ayudar a tener una proyección de lo que vas a comprar, hazlo de todo 1 año y solicita cotización a tu proveedor actual, pero busca al menos otros 2, siéntalos, exponles tus números y que te den su mejor precio. Haz de esto un proceso formal por favor, no lo tomes a la ligera, ni lo hagas por teléfono. Para algunos productos ahorros en centavos, por el volumen que compran, es un dineral!

Por otro lado, si tu negocio ya tiene varios años, pero no te has sentado a hacer esto, obtén la información de consumos en cantidad y en dinero del último año, dos años o tres años atrás y haz el mismo procedimiento, sienta a tu proveedor actual, solicítale una cotización donde revise el precio que actualmente te está manejando y haz el proceso con otros 2 nuevos proveedores. Obviamente tendrás que evaluar a los nuevos proveedores para que valides que tienen capacidad, calidad y demás, pero de eso vamos a hablar en el siguiente y último video de nuestra serie de compras.

  1. Y como último paso, elige y proyecta ese ahorro en las compras a futuro para que te pongas bieeeeen contento y te motive a hacerlo para todos los productos y para todo el negocio!!!.

 

Si en tu empresa, cuentas ya con departamento de compras formal, ESTE es uno de los procesos que deben estar ejecutando TODO el tiempo, para mi esto significa “hacer las compras”, porque el hecho de simplemente colocar órdenes de compra a los proveedores, fuera de ser una actividad, no agrega nada de valor!

 

En algunos casos, se incentiva esta responsabilidad dando un bono o compartiendo los ahorros generados en la empresa con el equipo de compras, que me parece una buena idea, pero hay que tener los procesos e indicadores bien controlados para que no se vuelva una práctica mañosa.

 

Espero esta información haya sido útil y empieces a ponerlo en práctica cuánto antes!

 

Ayúdame dando un like si te gustó el video, no olvides suscribirte para que estés al tanto de nuevos videos y también déjame comentarios de qué otros procesos te gustaría que platicáramos. Nos vemos pronto!

 

 

 

 

Categorías –  estratégicas, no estratégicas- ordinarias / extraordinarias

Economías de escala

Evaluación y desarrollo de proveedores (antes y después)

Requisiciones y autorizaciones

 

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