Hace un año la tecnología con la que contamos hoy en día, fue capaz de probarnos que tenemos todo lo necesario para trabajar, sin importar el lugar. Esto no significa que ya no hay necesidad de una oficina, pero sí que ahora estamos en la era de oficinas híbridas.
¿Qué es eso de una oficina híbrida? Preguntan los mayores de 50, no, no necesariamente. Como su nombre lo indica, la oficina híbrida es una nueva manera, en la que las personas tienen la flexibilidad de trabajar desde la oficina o en cualquier otro lugar donde puedan realizar su trabajo. Básicamente, cualquier Starbucks o lugar con internet la puede hacer de oficina.
Y se ha convertido en una modalidad de trabajo que es beneficiosa tanto para el empleado como para el empleador, donde se disfrutan de los beneficios de no perder tiempo en traslados, estar más al pendiente de la familia, de ahorrar altos costos en espacios de oficina, definitivo, es un modelo que llegó para quedarse.
Okey, ahora ¿cuáles son los requisitos de seguridad y las políticas que las empresas deben tomar en cuenta? ¿Qué tipo de infraestructura de oficina se debe considerar? y ¿Cómo haces este cambio de manera exitosa?
CONSEJOS CLAVE PARA TRANSICIONAR A ESTA NUEVA FORMA DE TRABAJO
La transición a este modelo de trabajo requiere de un cambio en los procesos internos de las empresas, para asegurarse de que todo funcione sin importar el lugar donde se encuentre el colaborador.
Cuáles son esos procesos:
- Tienes que diseñar las reglas de la oficina híbrida: Establece expectativas y directrices sobre cuándo los colaboradores pueden estar a distancia y cuándo deben estar en un trabajo presencial, quién puede gozar de este esquema y quién no, participación en juntas clave, si el colaborador escoge sus días o la empresa los define y demás.
- Define cómo trabajarán los colaboradores en casa, horarios, reporte de horas, uso de aplicaciones para conferencias, etc. Existen aplicaciones o softwares para ayudarte a realizar todo esto y verificar que sí se cumpla con las horas de trabajo. En Methodia utilizamos un que se llama nikis.
- Establece un sistema de gestión basado en resultados con objetivos claros y realistas para cada colaborador. Esto aplica para todas las empresas, son los procesos, pero para este esquema de trabajo ya no es una carta a santa, ya es un requisito. Qué es lo que se tiene que hacer, cómo, quién y cuándo.
- Genera los indicadores adecuados para evaluar la productividad, los famosos kpis, cómo vamos conforme a los objetivos planteados.
- Define cuándo tendrás sesiones con tu equipo para fomentar la interacción, la comunicación abierta, feedback, dudas, comentarios de mejora.
VENTAJAS DE ESTE MODELO DE TRABAJO
Existen un gran número de ventajas que este cambio te va a traer a ti y a tu negocio, que te preguntarás ¿por qué no lo hice antes?
- Mayor productividad. Adiós a la flojera de gastar energía en ir tan lejos, desde que te despiertas tu energía va directo a chambear.
- Flexibilidad. Si a alguien le falló el carro, se enfermó, se le acabó el agua caliente o lo que sea, sin problema puede conectarse en cualquier lugar.
- Ahorro de costos. Imagina el ahorro de luz, servicios, renta y materiales que vas a poder ahorrar con oficinas físicas enooormes. Contando también con el café de la oficina.
- Mejora de la Experiencia del Empleado o Employee Experience (o EX, pero no la tóxica), un concepto bastante fresco que debemos considerar al momento de retener talento, las personas más talentosas no se quedan sólo por un salario más alto, se quedan también por las condiciones y el clima laboral de tu organización.
Como último, si tu ya implementaste un modelo de oficina híbrida en tu negocio, asegúrate que cuentas con el proceso correcto, ve tachando los siguientes puntos si cuentas con ellos y si te falta uno, a implementarlo mi chavo, porque el proceso no debe estar a medias.
- ¿Ya cuentas con tu política de trabajo en casa?
- Tienes ya identificados los indicadores de desempeño de tu personal.
- Tienes un proceso para evaluar la productividad y desempeño de tus colaboradores.
- Cuentas ya con un proceso para dar retroalimentación a tu personal.
Puedes estar seguro y tranquilo, de que con este cambio contarás con el control y seguirás siendo una empresa atractiva al talento, ya que al reestructurar tus procesos en la empresa para un modelo híbrido seguro funcionará de manera eficiente y más que otra cosa EXITOSA.