Lo que necesitas saber sobre presupuestos en tu negocio

Hoy te quiero platicar de esta herramienta que tú ya deberías de conocer. Te va a ayudar muchísimo para saber si tus proyectos son rentables o no. Te ayudará para saber si tienes dinero o no, ¿dónde está el dinero?, se llama “presupuestos”.

¿Cómo vas a utilizar a partir de hoy los presupuestos para que sepas exactamente si tus proyectos son rentables o no?, ¿si te están dejando dinero?, ¿si sales tablas o si de plano, le estás poniendo de tu bolsa?.

Presupuesto, punto clave para tu negocio

Este concepto o esta herramienta del presupuesto es uno de los puntos clave a trabajar cuando somos Project Managers. Pero últimamente he escuchado que esta palabra, Project Manager, se utiliza muy a la ligera para asignarle el puesto a una persona que tiene la función de coordinar diferentes tareas dentro de un proyecto.

Y está bien, pero ser Project Manager, va mucho más allá de eso y una de sus funciones principales es, la administración del costo.

¿Tus proyectos son rentables?

En otras palabras, ¿qué tan rentables son tus proyectos?y es aquí en donde me agarro a todos en curva porque me dicen que sí son rentables, pero si les pregunto por los números, ¡no los saben!, y el Project Manager tampoco, pues el solo se encarga de coordinar al equipo. Es ahí donde esta el problema.

Comenzar a monitorear el presupuesto

Todo inicia cuando le haces la cotización al cliente. En teoría, cuando haces una cotización, haces un desglose minucioso de todo lo que te implicará llegar al resultado final, ya sea la entrega de un producto o un servicio. ¿Cuánto te vas a gastar en los sueldos de las personas que lo van a hacer?, ¿cuánto te gastarías en materiales o materia prima que requieres?, y ¿cuánto le vamos a cargar al proyecto por los gastos fijos que tenemos como renta de oficina, el uso de las computadoras, y demás?. Porque todo cuesta y los proyectos tienen que pagar su parte proporcional.

Y por último, ¿cuánto vamos a ganar?, ¿cuánta es la utilidad que tendremos por ese proyecto?, utilidad que me puede servir para tener capital para re invertir y crecer el negocio o el capital que será la razón de ser del negocio, es decir, ponemos un negocio porque esperamos ganar dinero, ¿no?.

Como controlar el presupuesto

Regresamos entonces a que hacemos una cotización y ese será el parámetro tope de lo que nos podemos gastar para ese proyecto, una vez que el cliente nos da luz verde. Ese es tu techo, tu tope, tu límite, no hay más dinero que ese que pusiste en la cotización del cliente, ¿lo tienes claro?, ¡ya sé que no! porque aquí vienen el sin fin de errores que cometemos, como no lo tenemos claro, no lo vamos monitoreando y de pronto, ¡se nos sale de control!. Empiezan los problemas de que no hay dinero, no hay flujo, ¿dónde está el dinero?.

Problemas a falta de control del presupuesto

Como ya te comenté en el episodio anterior, el dinero no se pierde, no desaparece por arte de magia, te lo estás gastando y ¡no te estás dando cuenta hasta que tienes los problemas encima!. El error clásico es que gastas de más en sueldos, es decir, el proyecto tiene una duración, esa duración cuesta en sueldos de las personas que lo van a trabajar, pero ¿qué pasa si el proyecto se alarga?, se sale del tiempo planeado y mientras tanto, sigues pagando sueldos, ahí está tu dinero perdido.

Si te pasas del tiempo, hay una altísima posibilidad que ya te estás gastando dinero que era de tu utilidad y a ver si te alcanza. Adiós utilidad, trabajamos gratis y no hay dinero, deja tu para crecer el negocio, ni para pagar los compromisos.

Otro problema súper común de no llevar un control del presupuesto del proyecto es cuando gastamos de más en insumos, materiales, materia prima, dependiendo de tu giro. Por ejemplo, consideremos a una empresa que hace galletas y tiene un pedido grande, ese pedido puede ser considerado como un proyecto, tiene su cotización y tiene sus cantidades de insumos que va a utilizar, de pronto, en producción dicen: “ya no hay harina”. ¿Cómo que no hay harina?, y se da la instrucción de comprar más, pero ¿tenemos presupuesto para comprar más?, ¿ya suministramos o no la cantidad de harina que necesitaba ese pedido?, si sí, ¿porqué falta harina?. Y nunca falta el que dice, es que las primeras que salieron se quemaron, déjame decirte, que también vamos a empezar a pellizcar de la utilidad para pagar ese error.

Controla el dinero de tus proyectos con presupuestos

¿Vamos bien?, ¿me estoy explicando? Es urgente que empieces a controlar el dinero de tus proyectos con presupuestos, si no quieres seguir en la incertidumbre de porqué no ganas dinero. El Project Manager es el responsable de llevar este control al día. Si no tienes Project Manager, será el tu administrador o tu, pero el trabajo de controlar el dinero no se cumple con vender un proyecto, cobrar y entregar algo a cambio, como bien ya lo has vivido.

Empieza con la cotización que se convertirá en tu límite para gastar y ve monitoreando, a través de los presupuestos, las entradas de dinero de ese proyecto, es decir, lo que te paga el cliente y los gastos. Levanta la mano de forma preventiva cuando veas que se acerca un problema, de manera que puedan hacer un plan de acción para corregir.

No es el hilo negro, sólo utilízalo, ¡te va a ayudar muchísimo!, te invito a que leas el siguiente artículo, aquí te dejo el link: https://methodia.mx/documentar-los-procesos-de-mi-negocio-en-que-momento-debo-empezar/. Y te comparto el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=EVKfbLRww6I.

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