No queremos desanimarte, pero implementar un sistema para la gestión de procesos en las empresas es complicado, y esto ha adquirido un nivel más de complejidad con la llegada de los millennials al mundo laboral.
Los hombres y mujeres de esta generación se caracterizan por su independencia laboral, búsqueda de horarios de trabajo flexibles y la obtención de resultados rápidos, entre otros. Pareciera que naturalmente son candidatos a rechazar un tradicional manual de procesos y procedimientos.
Sin embargo, éstos no dependen de quién los opera, pues son inherentes al negocio, y existen, los queramos seguir o no. Los procesos son uno de los pilares para el crecimiento sostenido y éxito de la empresa, sobretodo en las pymes, porque nos dan la oportunidad de mejorar día a día a través de la documentación de experiencias, las prácticas y la solución a problemas.
Es importante definir cuáles son los procesos que deben ser rígidos en tu compañía (con políticas y procedimientos estrictos) y cuáles deben dar apertura a la creatividad e innovación; por ejemplo, ¿Toyota sería una de las mejores empresas en el ramo automotriz, sin su fuerte apego a la gestión por los procesos? la respuesta es: No.
Los procesos documentados en un negocio logran inevitablemente la estandarización, agilidad en el trabajo; ahorros y disminución de riesgos relacionados con fraudes; errores y pérdidas; y en última instancia, a la institucionalización e independencia del dueño de la empresa.
Por eso es importante cuidar que en tu pyme tengas bien identificados aquellos procesos que tengan las siguientes características:
-Rutinarios
-Complejos
-Estandarizados
-Consecuencias graves
-Impacto al cliente
Un consejo que siempre será útil para el diseño, documentación, implementación y aceptación de procesos por parte de todo el equipo de trabajo (no sólo de los millennials) es involucrarlos en el proyecto. Hacer reuniones para documentar lo que cada uno aporta de acuerdo a su experiencia, ya que el equipo suele conocer mejor lo que funciona y lo que no sirve a la hora de operar. Además, los hará sentirse parte del proceso y se eliminará la resistencia al cambio. Los empoderas a compartir sus ideas, los escuchas, y los involucras en las entrañas de tu negocio.
Como último tip, no olvides revisar éstos procesos periódicamente, nada está escrito en piedra, dales la importancia que inherentemente ya tienen, pero toma en cuenta que implementarlos de manera correcta o incorrecta, pueden llevarte a crecer exponencialmente, o a complicar tus operaciones y el trabajo de tus colaboradores.
Por Daniela Lizardi,CEO de Methodia