Cómo hacer más eficientes los procesos de trabajo en tu empresa

Toda empresa que se precie de tal, debe estar permanentemente en búsqueda de la excelencia y enfocada al logro de los objetivos. Para ello, se requiere que quienes la dirigen sepan cómo hacer más eficientes los procesos de trabajo.

El eje transversal de las empresas exitosas, sea esta grande o pequeña, es el cambio constante, la evolución y mejora. Veamos en qué consiste ello y cómo conseguirlo.

Cómo hacer más eficientes los procesos de trabajo, primer paso

Con la finalidad de entender cómo hacer más eficientes los procesos de trabajo, en principio, se debe analizar el estado actual de la compañía. Esto se logra  mediante la verificación de su situación real. Probablemente, se requiera determinar cuál será la herramienta adecuada para tal fin lo que servirá como punto de partida.

La herramienta adecuada para analizar el estado actual de la compañía

Pues bien, debes escoger la herramienta a criterio y de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Las más empleadas son el Diagrama de Pareto y el Diagrama Causa-Efecto. Otra que también tiene un uso muy frecuente es el Diagrama de Actividades o de Flujo.

Así pues, con estas puedes conseguir una medición de los indicadores de gestión como puente para saber en qué situación actual se está.

¿Qué debemos buscar?

Hay que considerar incluso ciertas interrogantes que ayudarán a despejar dudas y aclarar el panorama, como por ejemplo ¿Cuáles son las fallas?

Otras preguntas que también pueden realizarse son las siguientes:

  • ¿Existen obstáculos que impidan el desarrollo adecuado del proceso actual?
  • ¿Se requiere un excedente de tiempo en algunos pasos?
  • ¿En cuál etapa del proceso existen retrasos?
  • ¿Hay algún paso que representa un gasto excesivo tanto monetario como de talento humano?
  • ¿Alguna fase del proceso disminuye la calidad?

 

Las respuestas a estas preguntas arrojaran claridad y permitirán avanzar a otro nivel: Observar la necesidad de un cambio.

El siguiente paso para hacer más eficientes los procesos de trabajo en tu empresa

Al observar la necesidad de un cambio y llevarlo a cabo ayudará a revitalizar todas las estructuras involucradas en los procesos.  Además,  impactará de forma positiva porque se establecerá la sinergia necesaria para la optimización de los procesos. En este momento se hace imperativo que establezca una comunicación asertiva.

Por qué es importante la buena comunicación con el personal para hacer más eficientes los procesos

Este acercamiento permitirá concertar todo el apoyo y compromiso de los trabajadores implicados en los procesos susceptibles a ser modificados. Uno de los enemigos a enfrentar es la resistencia al cambio. El hombre tiende por naturaleza a ser renuente a modificar hábitos.

Inicialmente los empleados deben estar conscientes de que las mejoras se implementarán con el desafío de elevar la calidad y el desempeño eficiente en los procesos. Con la colaboración de todos como punto focal, será más fácil crear las estrategias de mejora necesarias.

Porque quién sino el que se encuentra imbuido de lleno en cada actividad o fase del proceso está totalmente calificado, más que cualquiera, para aportar soluciones e ideas que contribuyan a perfeccionar y conocer cómo hacer más eficientes los procesos de trabajo.

La implementación del plan

Llegado a este punto de implementación del plan, corresponde hacer seguimiento y control permanente. Se trata de la verificación regular de las modificaciones efectuadas. Esto revelará si las mejoras surten efecto y en caso de ser negativo, se efectuarán las correcciones pertinentes a tiempo.

Los beneficios del control y seguimiento

Al cumplirse cada uno de los puntos resaltados, se obtendrán múltiples beneficios. El control y seguimiento permite:

  • ahorrar recursos porque minimiza o elimina el desperdicio,
  • evitar errores,
  • incrementar la utilidad y el rendimiento,
  • optimizar la comunicación, y
  • satisfacer al cliente.

Por supuesto, no olvides que el ciclo es continuo. Al finalizar comienzas nuevamente porque, como lo expresamos al inicio del post, toda empresa debe moverse. Nunca debe permanecer estática, porque de suceder eso inevitablemente se estancará con las consecuencias drásticas que ello conlleva.

 

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