ERP´s vs PROCESOS, ¿Quién gana?

¿Qué es primero un ERP o la documentación de procesos? Esta es una pregunta súper común, pero más que pregunta, lo que vemos comúnmente es que cuando empieza a crecer nuestro negocio viene el comentario de “me urge un ERP para controlar esto!!!” a poco no? y no te voy a decir que vas por mal camino porque me vería muy mal, jajaja, pero te voy a cambiar un poco el chip, acompáñame hasta el final del video.

 

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Ok, vamos a entrar en el tema…. Tener sistemas (softwares, apps, plataformas tecnológicas) en estos días en nuestro negocio no creo que sea un tema opcional, hay muchísimos y cada vez salen nuevos que nos hacen la vida más fácil, más automatizada, aunque eso no es tan relevante como el tener información veraz y al día para tomar decisiones rápido!.

 

Peeeeero aunque suena a carta a santa clos todo lo anterior que mencioné, los sistemas son manejados por gente, y ahí viene el problema y problemón más bien, porque si compraste una app de 10 usd y no te funcionó, tal vez no pasa nada, pero qué tal si compraste un ERP de miles o millones de pesos!!!! Y no se está dando lo que esperabas!, qué miedo la verdad, porque tengas o no el dinero para la inversión, es una lanota que pudiste haber utilizado para otra cosa, pero la culpa no es del sistema, obviamente! Es que te faltan procesos. El sistema no se manda solo y aunque ya hay procesos automatizados que te llevan de la manita, hay muuuchas cosas que las tendrás que definir fuera del sistema, es más un tema de operación del negocio.

 

Me explico con un ejemplo:

Una empresa dedicada a la construcción se ve en la necesidad uuuuurgente de contratar un sistema que le ayude a controlar las obras. La idea es tener un mejor control en temas de costos y abastecimientos, es decir, presupuestos y compras… hasta ahí muy bien! Analiza diferentes opciones del mercado y se va por uno que es muy bueno, que es utilizado por muchas empresas similares y que cuesta una lana, pero si este sistema me va a ayudar controlar el caos que traigo, pues se le paga!

 

Bien, inicia el proceso de implementación, se cargan los datos, se capacita al personal y cuando le dicen al dueño que ya está, se pone muuuuy feliz …. Al paso de los días, quiere entrar al sistema a ver cómo va un proyecto específico y se da cuenta que la información que está ahí no cuadra, así, a simple vista se da cuenta, empieza a preguntar a los involucrados y descubre que… y aquí vienen muchísimos escenarios:

 

  1. No lo están usando, siguen haciendo las cosas en Excel.
  2. Están cargando mal la información, información que va en el módulo a, la están cargando en el b.
  3. Como el sistema tiene candados, hackean el sistema para poder continuar, y aunque la palabra hackean suena complicada, a veces en el sistema es cuestión de un botón para cambiar las cosas.
  4. Se imprime un reporte de ventas, por ejemplo, y unos escribieron todo con mayúsculas, otros mayúsculas y minúsculas, otros con todas las fallas de ortografía que puedan tener, sin acentos, en fin… esto no se puede presentar al consejo, hay que exportarlo a Excel y corregirlo. Ahí está tu automatizada que más bien suena a retrabajos.
  5. Una de las peores… yo coloco la requisición de compra, yo la autorizo, yo genero la orden de compra al proveedor, yo la autorizo y bien padre que me queda el fraudesote. No es broma, lo vi con un cliente en su departamento de sistemas, el gerente tenía aprobado realizar compras porque en ese negocio era impresindible que todos los sistemas funcionaran 24/7. No sé si sepan, pero en temas de hardware hay mugreritos pequeñitos que cuestan mucho dinero, y como este gerente era el único que entendía qué pieza se dañó, se servía con la cuchara grande “disque” comprando piezas que nunca nadie revisaba o al proveedor más caro (su amigo).

Pero tenemos sistema, el mejor, el que nos ayuda a controlar y tener la información al día…. Ok y cómo solucionamos esto y le sacamos el mayor provecho a la inversión, con procesos!

 

Te recomiendo que documentes al menos los procesos de forma paralela con la implementación del sistema, es decir, no te digo que no compres softwares, sólo te digo que consideres a la par documentar los procesos. A veces el negocio que te está vendiendo el sistema te ofrece este servicio, pero su interés no está en que te organices mejor, su interés está en echar a andar el sistema cuánto antes y pueden quedarse cortos. Otro ejemplo: el sistema puede tener un módulo de compras, pero para tu negocio es muy relevante establecer 3 categorías de compras, las estratégicas, las no estratégicas y las urgentes y esas 3 categorías tienen diferentes criterios y diferentes niveles de autorización. Estas son las cosas que defines en procesos y luego adecúas al sistema para que puedas medir y controlar.

 

De igual forma necesitas establecer con claridad quién carga la información, quién autoriza, cuáles son los estándares (mayúsculas, minúsculas, le ponemos signo de pesos, o no, etc.) y revisamos en qué casos podemos “hackear” el sistema para no atorar la operación. Y esto de hackear me refiero a documentar en el proceso si la autorización es del director general y no está, quién podría ser su alterno y sobretodo, a partir de qué proyecto o de qué fecha, NO es negociable el uso del sistema, es decir, adiós exceles y así evitar sorpresas después de 1 año de que no se está usando.

 

Como conclusión: no dejes de comprar tecnología para automatizar tus procesos, tener control e información de tu negocio, pero ten claro, LOS SISTEMAS NO SUPLEN LOS PROCESOS. Mi recomendación es que empieces con procesos y luego busques el sistema que se adapte a tus objetivos de la operación, en última instancia hazlo de forma paralela, pero nunca primero el sistema y después los procesos.

 

Espero esta información haya sido útil tanto si estás en proceso de comprar algún sistema o si ya compraste uno y no se le está sacando todo el provecho.

 

Ayúdame dando un like y también déjame comentarios de qué otros procesos te gustaría que platicáramos. Nos vemos pronto!

 

 

 

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