Documentar procesos es tan sencillo como la receta para hacer un pastel. Simplemente debemos enlistar las actividades que se tienen que hacer para llegar a un resultado, el pastel.
En términos de tu negocio, el pastel podría ser: los pasos que se requieren para subir un post al instagram, hacer el onboarding de un cliente o de un empleado, o los pasos que haces al abrir y cerrar tu tienda.
Documentar procesos al inicio de tu negocio
Muchos piensan que documentar los procesos de tu negocio es algo que “estaría bueno” tener. Y yo te digo hoy que más bien es de las primeras cosas que deberías hacer cuando inicias con tu negocio, ¿porqué?.
Para empezar, como dueño de negocio, el documentar te ayuda a ordenar tus ideas y tener claridad de qué es lo que estás haciendo realmente. Si hay huecos o cosas que quedan vagas, o si hay cosas que no debieras estar haciendo porque en realidad son pérdidas de tiempo. Todo eso te lleva a la creatividad de ver cómo hacer las cosas mejor. Es como tener una foto de lo que haces.
La segunda razón es porque algún día vas a crecer y necesitarás gente, y lo que menos vas a querer es estar horas y horas capacitando a esas personas en vez de seguir siendo productivo para tu negocio. Y hay muchas cosas mejores que hacer y para capacitar están los procesos. Hacen mucho más eficiente tu tiempo y hacen mucho más rápido el onboarding del nuevo personal.
Y esto es definitivo, para que tu negocio no dependa de ti. Si tú tienes una eventualidad, alguna urgencia por la que te tengas que ir o para irte 1 o 2 semanas de vacaciones, estarás tranquilo de que podrás darle tus pendientes o tus actividades a alguien más. Con la tranquilidad de que se hará tan bien como si lo hicieras tú. Piénsalo como la receta que necesitas escribir para el éxito.
Hay 3 formas o métodos en que podrías llegar a tener los procesos en tu negocio
- Bajo el método de “hazlo tu mismo”. Esta es la mejor opción para empresas micro, hay muchos videos en internet que pueden decirte cómo documentar. El problema aquí es que podrías sentirte algo inseguro de saber cómo empezar o si vas bien, siempre te quedará ese gusanito de saber si habrá una mejor manera de hacerlo. Para que no te sientas así, puedes apoyarte del mini-curso que tenemos en Methodia School, aquí te dejo el link https://www.methodiaschool.com/. Donde no sólo te decimos cómo puedes tener toda la estructura de los procesos. Sino que también te regalamos plantillas, por lo que tendrás la teoría, ejemplos y los formatos para que empieces de inmediato. Pero definitivamente, este camino de hazlo tú mismo es completamente una opción.
- El segundo camino es con asesoría o apoyo. Aquí también lo haces tú, pero sí podrías buscar a alguien que te acompañe, que te vaya corrigiendo o que te abra el panorama. Para este camino, estamos creando en Methodia clases grupales, empezarán en Junio y si estás interesado, contáctanos porque los grupos tendrán cupo limitado. Y ¿qué veremos en las clases?, teoría y sobre todo, queremos que vayas haciendo las cosas para ir viendo y revisando tus avances. Este camino es para empresas que están empezando a dar el brinco de micro a pequeñas empresas.
- Y la tercer opción es buscar a alguien especialista que lo haga por ti. Imagina tu negocio sistematizado, donde los procesos estén claros, imagina que tu gente no sólo sabe lo que tiene que hacer, sino que ya lo hace. Imagínate que dejas de ser el todólogo y que puedes despegarte de tu negocio sin que todo se convierta un caos, puedes tomar el camino de buscar especialistas en procesos que lo hagan por ti. Tú dedicas tu tiempo valioso a tu negocio y el especialista en procesos a documentar e implementar, obviamente, todo bajo tu aprobación. Este camino es para empresas pequeñas para arriba.
Si tu eres de los que piensa que documentar procesos no sirve o que no sabes si van a funcionar en tu negocio, yo te invito a cambiar cuanto antes de mentalidad. Que va a hacer más sólido y consistente el crecimiento de tu negocio. Recuerda que un negocio sin procesos, es un hobby.
Te invito a que leas el siguiente artículo, aquí te dejo el link: https://methodia.mx/como-llegar-a-ser-ceo-en-tu-propio-negocio-2/. Te comparto también este video que te complementará la información: https://www.youtube.com/watch?v=hQLAiP3Av_w.