Documentar los procesos de mi negocio

Documentar los procesos de mi negocio ¿En qué momento debo empezar?

El momento idóneo para iniciar a documentar los procesos en nuestras empresas.

¡Hola a todos!

El día de ayer fui invitada por el equipo de Bolsa Rosa a dar una plática al comité de tendencias para pymes. El tema fue identificar cuál es el momento idóneo para iniciar a documentar los procesos en nuestras empresas.

Algunos dicen que su empresa es muy pequeña y que no vale la pena documentar los procesos ya que todo lo pueden resolver frente a frente. Otros sienten que ya van tarde, han crecido en personal, en ventas, en instalaciones y ahora meter orden y control parece un panorama bastante difícil.

La respuesta es ¡YA!, no importa el tamaño de tu negocio, ni el giro, ni si es demasiado pequeño o si está mucho o poco emproblemado, inicia ya y te comento porqué:

1. Si tu empresa es demasiado pequeña, tu o tu y tu socio y tu, tu socio y 1 colaborador.

En este caso, nuestra recomendación es que inicies documentando los roles y responsabilidades de cada uno. Esto va a dar claridad y fluidez en la ejecución de las tareas, y sobretodo, va a evitar que actividades clave queden en “tierra de nadie” por haber asumido que las haría el otro. Hagan procesos simples de las actividades que cada uno hará con el fin de que puedan ir midiendo la efectividad, eficiencia e impacto de los resultados, ya que en caso de que algo no esté saliendo del todo bien, puedan corregir.

2. Si tu empresa ya tiene más de 10 colaboradores.

Primero que nada, no es tan difícil como parece te recomiendo hagas lo siguiente:

a) Identifica aquellas actividades que tu, dueño de negocio, realizas actualmente.

b) Selecciona las actividades. Analiza en donde realmente agregas valor, por ejemplo: si tu eres financiero, no sueltes las actividades de finanzas porque son donde tienes todo el conocimiento y puedes dirigir el negocio hacia un crecimiento no sólo financiero, sino que con números claros en la mano se podrán tomar decisiones en el resto de las áreas.

c) Documenta los procesos de las actividades donde NO agregas valor como fase no. 1, porque seguro podrás delegarlas de forma correcta. Es decir, la experiencia que tienes en ejecutar actividades donde NO agregas valor hay que transferirla ahora a quién las va a ejecutar y no queremos empezar de nuevo una laaaaarga curva de aprendizaje, ¿verdad?

3. Y este es para ambos casos. ¡Diseña tu organigrama, es muy importante!

El organigrama te va a dar claridad de cómo irás creciendo, qué puestos tienes actualmente vacantes y cuál es la vacante próxima a contratar. También le va a dar claridad a tu gente en dónde está posicionada en la empresa, te aseguro que muchos de tus colaboradores no tienen claro quién es su jefe directo y menos si tu y tus socios le asignan tareas. Te invito a ver el video en nuestro canal de YouTube donde hablo más a detalle de cómo diseñar un organigrama: Ir al canal de Youtube de Methodia.

Espero que esta información te haya sido de utilidad y recuerda que los PROCESOS, son la cimentación de tu negocio y son los que te van a permitir crecer sin que estén todos vueltos locos.

¡Muchas gracias!, nos leemos pronto en el siguiente artículo.

Saludos a todos

Daniela
www.methodia.mx

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