¿Cómo arreglar el desorden en tu negocio?

Pareciera que el tema del desorden en tu negocio no tiene mayor complejidad, revisas lo que no está bien, lo corriges y ¡listo!. Y la realidad es que si fuera así de fácil la mayoría de los dueños de negocios vivirían en paz, felices y disfrutando de su tiempo. Sin embargo,  esto suele ser todo lo contrario, mucho estrés, y trabajo interminable 24/7.

El desorden, un problema cotidiando

De alguna manera cuando queremos arreglar los problemas en nuestro negocio, sí es así, se revisa qué es lo que está saliendo mal, posiblemente se convoque a una junta, se revise el tema, se salga con algún acuerdo. Y a la vuelta de los siguientes días todo vuelve a estar como antes, lo que genera una terrible frustración en el dueño del negocio.

Qué hacer para eliminar el desorden en tu negocio

En base a mi experiencia y a mi punto de vista te comparto los siguientes puntos que se deben de hacer para eliminar el desorden en tu negocio:

  • Entender el problema. Qué es lo que realmente lo provoca.
  • Documentar la solución por medio de un proceso.
  • Establecer la métrica. Que nos dirá si vamos bien o si necesitamos cambiar el plan de acción.
  • Asignar a un responsable. Dejar bien clarito quién deberá estar supervisando ese asunto.

Plan de acción a seguir

“Sí Daniela y qué pasa si  les vale un cacahuate, porque ¡sí pasa!?”

Lo que hemos visto que ha funcionado muy bien para eliminar el desorden en tu negocio, es que el responsable asignado reporte sus resultados en las juntas de la semana o del mes, dependiendo. De esta forma estaremos provocando el accountability en el responsable, que significa rendir cuentas y hacerse cargo. En pocas palabras no sólo delegaste el proceso a corregir, sino que también ¡delegaste el resultado!. Esto te va a permitir medir el nivel de compromiso del colaborador y si te funciona o no.

La maravilla de delegar el resultado es que te olvidas de estar persiguiendo a la gente para ver si hizo las cosas o no. Porque llegará el día de la junta semanal y ahí, él mismo tendrá que rendir cuentas por ello.

Documentar procesos para tener orden en tu negocio

Ahora, partiendo de la premisa donde todo dueño de negocio llega a un punto donde le urge documentar procesos provocado por una acumulación de errores e ineficiencias. Quiero compartirte 3 formas en que puedes sistematizar tu negocio y van escalonadas.

  1. Forma básica

Esta es como si dijéramos que es la versión light aunque es muy poderosa porque marca un parteaguas en tu negocio. Aquí nos enfocamos en aclarar con procesos qué es lo que se tiene que hacer, cómo se hace y quién lo hace, básicamente. Es el primer paso, no hay manera que quieras sistematizar tu negocio si no pasas por aquí. Aquí se establecen objetivos de éxito, se asignan responsables y se definen los parámetros de acción. Qué sí se puede hacer y qué no. En otros videos ya te he comentado con qué procesos debes comenzar, te invito a verlos https://www.youtube.com/watch?v=1f7EhSCFWeM.

2. Automatización con tecnología

El siguiente escalón de sistematización de tu negocio es, automatizando con tecnología. Hay quienes tienen en su carta a santa Claus donde quisieran ver su negocio libre de exceles, todo con sistemas donde puedan capturar la operación, obtener reportes y a partir de ahí, tomar decisiones sin tener que estar pidiendo información que generalmente está desactualizada. Es más, yo creo que todos queremos un negocio así de sistematizado, ahora sí que no sólo con procesos claros, sino que apoyados por plataformas tecnológicas. Esto, sin lugar a dudas requiere un mayor costo, no te lo tengo que decir, ya sea si compras las aplicaciones o sistemas ya reconocidos o si contratas a un programador para que te diseñe algo a tu medida.

3. Crear un producto

Y el tercer nivel es creando un producto. Sí, aquí es cuando empaquetas el conocimiento o el servicio en un producto y el caso típico son los cursos en línea. Un curso en línea es el experto convirtiendo su conocimiento en un producto que ahora vende de forma masiva. También lo hemos visto en servicios como franquicias de contadores públicos. Este tipo de sistematización de tu negocio es el que generalmente se utiliza para escalar el negocio, puede ser también en forma de franquicias. Lo que más se requiere aquí es tiempo para documentar, porque debe de quedar todo perfectamente explicado, bien estructurado. Podría asemejarse a un libro de texto, cuadernos de trabajo o infinidad de plantillas, de manera que el cliente que compre este producto, no se atore y tenga las menores dudas posibles. Ya que sólo si es útil, se considerará exitoso.

Generación, implementación y seguimiento de los procesos

Debes entender que en cualquiera de los niveles de sistematización de tu negocio, vas a requerir de “alguien que haga que las cosas sucedan”. Requieres quién documente, quién implemente y capacite a todo tu personal. También requieres de alguien que le de continuidad, que actualice la información constantemente y requieres a alguien para auditar resultados. Para esto de la auditoría también hay diferentes caminos que te platicaré en otra ocasión, lo importante es que estés consciente que esto no funciona sólo y te prepares para ello.

Recapitulando, empieza por corregir los errores a partir del accountability de tu personal. Hazlo sistematizando tu negocio empezando por lo básico, definiendo qué es lo que se tiene que hacer, cómo se hace y quién lo hace.

Recuerda que la base de todo esto es que tengas ordenado tu negocio, ya que un negocio sin procesos, es un hobby. Te invito a leer el siguiente artículo, aquí te dejo el link https://methodia.mx/documentar-los-procesos-de-mi-negocio-en-que-momento-debo-empezar/.

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