Organización de funciones en la empresa, la habilidad de saber delegar responsabilidades

Un directivo o líder eficaz debe saber delegar responsabilidades. Sin esta habilidad, su rendimiento se verá afectado y, por tanto, también lo estará la gestión de procesos empresariales.

Sin embargo, delegar responsabilidades con éxito requiere de preparación. Es una habilidad que se aprende. No se trata simplemente de repartir tareas para aliviar las propias y disponer de tiempo; para que la delegación de tareas sea beneficiosa para la empresa, quien delega tiene que saber cómo hacerlo.

¿Qué es preciso tener en cuenta para delegar responsabilidades?

Si tienes necesidad de delegar funciones en tu empresa, te contamos cómo hacerlo:

1- Conocimiento de sus colaboradores. El líder o jefe de una empresa moderna debe mantener contacto permanente con los empleados. Esta comunicación le permite conocer a cada persona que integra el equipo. Si conoce a los empleados, sabe de sus habilidades en la gestión de procesos, de sus limitaciones, de su personalidad. En base a este conocimiento podrá elegir a la persona indicada para asumir cada responsabilidad.

2-  Confianza en los integrantes del equipo.  Si el equipo está involucrado con las metas, el líder podrá confiar en su equipo. La confianza es fundamental para que quien delega tenga la tranquilidad de saber que la tarea será cumplida.

3- Identificación de las responsabilidades que se delegan. Este es un punto clave. Habrá funciones para delegar y otras que permanecerán exclusivamente en las manos del directivo. Las funciones o tareas que se delegan se elegirán en función de las personas disponibles para realizarlas. Estas personas deben estar de acuerdo con la responsabilidad que se le confiere.  De lo contrario, la delegación fracasará.

4- La costumbre de documentar procesos es muy útil para delegar responsabilidades. De este modo el directivo se asegura que cada persona sabe qué tiene qué hacer y cómo hacerlo.

5Sistema de acompañamiento y control.  Al delegar responsabilidades el directivo no se desentiende de las mismas. Estará presente junto al empleado mientras dura el proceso que delega. Las explicaciones iniciales, el monitoreo del cumplimiento, la evaluación de resultados, siguen siendo sus funciones. Integrar el hábito de documentar procesos tanto a nivel del líder como de los empleados, es una herramienta muy útil.

Una estrategia definida

La delegación de responsabilidades debe ser parte de una estrategia empresarial, de un proyecto compartido y de una organización adecuada. ¿Cómo puedes iniciar el camino?  En Methodia te ofrecemos el asesoramiento que optimizará el rendimiento de tu organización y te permitirá un mejor control de la gestión.

A partir de información específica sobre la empresa, puedes crear la mejor estrategia y acompañar la implementación. Parte importante de nuestro trabajo es la capacitación del personal en todos los niveles. En https://methodia.mx/ transformamos tu empresa en una organización exitosa.

Un caso práctico

El dueño de una Pyme y una pequeña y microempresa debe tener la capacidad de delegar. Son muchos los beneficios de ello: en primer lugar, porque hay acciones en las que el dueño no tiene por qué intervenir, y puede dedicar su tiempo a otro tipo de labores.

La organización de funciones es una problemática común en microempresas, donde todos los empleados hacen de todo, y eso genera mucha confusión. Es fundamental tener responsabilidades claras para la comunicación y la organización en el entorno de trabajo. Entre otras cosas, se trata de evitar la expresión conocida de ‘a mí no me toca’, entre los empleados. La combinación de tener procesos claros y atribuidas las responsabilidades de cada puesto, es el camino correcto para que cada empleado sepa sus funciones y cómo realizarlas. La consecuencia será un buen funcionamiento general de la empresa, así como la posibilidad de realizar mediciones de resultados por el empresario, de una forma clara.

 

 

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