¿Cómo sabes si tu negocio es rentable? ¿Cómo sabes si tu negocio está creciendo? ¿Cómo sabes si tu personal es eficiente? ¿Cómo sabes si estás satisfaciendo las necesidades de tus clientes?
Todo esto es cuantificable, con números, con datos, con métricas, con KPIs.
No voy a profundizar en qué es un kpi, voy a dar por entendido que tu sabes que es un indicador clave, dónde me quiero enfocar es en la importancia que tienen para tu negocio y las consecuencias de que no tengas kpis que puedas medir.
De entrada, te digo, no tener kpis y no medir, no tener datos duros y fríos que te permitan tomar decisiones, es como si estuvieras manejando con los ojos vendados, no ves a qué velocidad vas, no sabes cuánto te falta para llegar, no sabes si llegarás con la gasolina que tienes y peor, no ves si vas a chocar. Yo sé que, a nivel emprendedor, tenemos una muy buena noción de cómo está nuestro negocio, sobretodo cuando las cosas salen mal, esos son nuestros indicadores.
Si tengo que dar instrucciones más de 1 vez a mi gente para que hagan las cosas me da noción de que la persona no es tan eficiente, si sé que ha habido quejas del cliente últimamente me da noción de que el servicio o la calidad anda mal o si sé que tenemos una cuenta grande de cuentas por cobrar y por pagar, me da noción de que las finanzas no van bien, pero no se trata de tener una noción, sino de saber cuánto, cuántas veces te he dicho lo mismo, cuántos clientes están molestos, cuánto dinero de la cobranza está detenido, y de darle la vuelta.
Los indicadores clave miden eficacia y productividad de objetivos que queremos alcanzar, por ejemplo:
Un tema clave para mi, en Methodia, es que todos los proyectos vayan de acuerdo al programa de trabajo. Ese es el objetivo clave: todos los proyectos a tiempo, dentro del programa de trabajo. Para cumplir este objetivo, diseño un KPI donde cada uno de los consultores documente el avance de sus proyectos y lo refleje en semáforo, para mi es más rápido ver si vamos en verde o en rojo.
Con esa métrica entonces puedo:
-Evaluar cuántos proyectos van en rojo, porqué y diseñar un proceso para mejorar esto. Si yo no supiera este dato, no lo puedo mejorar a tiempo.
-Puedo también darme cuenta de que es el mismo consultor el que siempre va tarde en sus proyectos, lo que me puede llevar a tomar decisiones sobre ayudarlo con capacitación, darle una mentoría o de plano darme cuenta que no está siendo eficiente.
Entonces, los kpis te quitan la venda de los ojos para mejorar los procesos de tu negocio y para tomar decisiones que no estén sustentadas ni en supuestos ni en el creo. Y puedes utilizarlo en cualquier área de tu negocio desde medir si tu tienda cumple con los estándares de orden, acomodo y limpieza, hasta saber si llegaste a la meta de ventas o si has disminuido o aumentado las cuentas por cobrar.
Para empezar a diseñar los kpis te propongo que definas 1 para cada departamento de tu negocio, 1 para ventas, 1 para producción, 1 para administración y que diseñes 1 por cada puesto que tengas: 1 para el de almacén, 1 para el de logística, 1 para el de compras. Y poco a poco vayas generando esa cultura de medir para llegar a los objetivos del negocio.
También te sugiero que se diseñen para que cada puesto se evalúe a sí mismo, esto te va a quitar el gran trabajo de estar revisando tanta información y si tu crees que se vaya a falsear la información, siempre tendrás el recurso de validar que los datos sean reales, los kpis se miden con datos duros, no hay supuestos.
Este tema de kpis lo vamos a ver en la semana 7 del curso “lo hacemos contigo” que inicia este próximo 1º de Julio. Si te interesa saber más entra a nuestra web methodia.mx al apartado de servicios, ahí encontrarás el curso “lo hacemos contigo” y te invito a que apartes tu lugar ahí mismo porque sólo hay espacio para 15 personas.
En pocas palabras emprendedor, sin kpis no hay ruta trazada que te lleve a ser empresario. Si aún no lo tienes, manos a la obra! Y si necesitas ayuda, escríbeme.
Recuerda que no llegarás a ser empresario si no dejas de ser necesario.