Control en las autorizaciones de las compras de tu negocio. Serie proceso de compra 2 de 4

Haz visto que en algunas empresas todos pueden solicitar compras? Desde Chuchito hasta Pepito, y suceden cuestiones como “oye compras porqué compraste esto? Ah es que Pepito me lo pidió”. Es real. En este video vamos a ver cómo podemos controlar mejor tanto las requisiciones como las autorizaciones de las compras que se hacen en tu empresa. Quédate hasta el final del video y recuerda que este es el video número 2 de 4 de la serie de los procesos en el área de compras.

Pues si, hemos visto en diferentes ocasiones que el descontrol en el proceso de compras inicia con las requisiciones, aunque generalmente se tiene un formatito que se llena para solicitar una compra, no se establecen los cuándo, quién y porqué solicitan cierta compra y ahí está la persona de compras comprando todo el día, valga la rebusnancia, el 80% de las compras con urgencia, no? y los precios? Pues quién sabe, es el proveedor que más rápido me surtía para no parar la producción.

 

  1. Primero primero… todo aquel que haga una requisición lo tiene que hacer con TODAS las especificaciones CLARAS, tamaño, marca, hasta foto o prototipo si es necesario! Ahí está el cuate de compras averiguando qué es un tablero de circuitos módulo STM… los de las imprentas me entenderán jajaja saqué el ejemplo de repuestos para imprentas, pero a poco no pasa muchísimo? O algo más simple, “necesito que me compres bolsas”, bolsas de qué? Bolsas bolsas… por eso! De qué material, de qué tamaño, para qué las vas a utilizar?!!!
  2. Segundo, define quiénes en tu empresa pueden requisitar compras, por ejemplo: pudiera ser almacén, administración, nada más… Almacén ve todos los insumos para producción y Administración las compras para la oficina.
  3. Define en el proceso de compras qué días se harán las requisiciones, así compras podrá hacer su proceso con calidad, ya que él tendrá que buscar proveedores, evaluarlos, cotizar, realizar comparativas, todo esto antes de colocar una orden de compra y después esperar a que el proveedor surta, así es que es básico llevar un orden aquí. Normalmente se colocan requisiciones los martes donde el lunes se hacer la planeación y con miras a tener los productos al finalizar la semana, para iniciar la siguiente semana bien armado. Obviamente esto dependerá de tu giro de negocio.
  4. Establece los niveles de autorizaciones para los diferentes tipos de compras. Te acuerdas en el video pasado que hicimos categorías, bueno pues ahora toca ver quién va a autorizar cada requisición según la categoría, por ejemplo: las compras ordinarias las puede autorizar el gerente del área, pero las extraordinarias las autoriza el director del área, así ajustándote al nivel de puestos de acuerdo con el tamaño de tu negocio, superior de 10 mil pesos el director general es el que autoriza, este es otro ejemplo.
  5. Se acuerdan que también ya les hablé de softwares y procesos (poner etiqueta), bueno pues la mayoría de las empresas aquí es donde empiezan a ver la urgencia de comprar un software para controlar las compras, esto de las autorizaciones con el software es padrísimo porque no habría manera de que compras compre, si no le llegan las requisiciones autorizadas de acuerdo a lo que se haya establecido. Control, control y control.

Por último 2 temas súper importantes, presupuestos y compras urgentes.

 

Ya la carta a Santa Claus es que cada departamento o área de tu negocio haga su presupuesto anual de inversiones y gastos, esto nos sirve para medir, no importa si te pasas la primera vez porque te quedará el historial para que seas más atinado el siguiente año, pero es padrísimo cuando como dueño del negocio vas a autorizar alguna inversión, por ejemplo de marketing y sabes que aún estás dentro del presupuesto anual.

 

Las compras urgentes son un verdadero dolor de cabeza en todas las empresas y esto va directamente relacionado con una falta de planeación, obviamente hablamos de las compras urgentes ordinarias, no en casos de emergencias o fenómenos metereológicos, verdad? Entonces para evitar las compras urgentes cada área deberá revisar su carga de trabajo, qué necesita para realizarlo y colocar su requisición respetando los tiempos del proceso.

 

Espero esta información haya sido útil y empieces a ponerlo en práctica cuánto antes!

 

Ayúdame dando un like y también déjame comentarios de qué otros procesos te gustaría que platicáramos. Nos vemos pronto!

 

Categorías –  estratégicas, no estratégicas- ordinarias / extraordinarias

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Requisiciones y autorizaciones

 

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