Seguro eres uno de los que se preguntan como sacarle provecho a su inversión en software y sueles decir:
- Compramos un software hace tiempo, pero no lo usamos.
- Sí, tenemos un software, pero no le sacamos provecho, utilizamos 1 o 2 módulos y CREO que hace más cosas, pero no sé qué.
- Estamos usando un software, pero no nos da información actualizada porque muchas actividades las seguimos haciendo en Excel.
Este podría ser el caso para cualquier software que hayas adquirido, ya sea un ERP, un CRM, uno de contabilidad, uno de presupuestos, etc.
Actualmente, el 57% de nuestros clientes están viviendo este caso en sus negocios y el 28% alguna vez pensaron que el tener una plataforma tecnológica para controlar y administrar su negocio sería la solución contundente para potencializar y eliminar los problemas que enfrentan recurrentemente.
Sí, es verdad que lo referente a Tecnologías de Información es lo de hoy y que nos permiten automatizar la operación, así como, obtener indicadores clave que nos muestran cómo va el negocio para la toma oportuna de decisiones. También es verdad que los sistemas están diseñados en base a procesos y que de primera mano nos ayudan a estandarizar, poner orden y tener mayor control, por ejemplo: un módulo de compras funciona más o menos así:
FIG.01
Sin embargo, aún habiendo hecho una inversión para este fin, de mucho o poco dinero, no logramos los resultados que estamos esperando ya que seguimos teniendo los mismos problemas, es decir, no solucionamos de raíz y esto es porque los sistemas dejan fuera actividades que son inherentes al proceso, pero que deben ser diseñadas por el equipo de trabajo en base a objetivos y políticas.
Siguiendo el ejemplo de compras, lo que un sistema no nos va a solucionar sería:
- Quiénes son los autorizados para realizar una requisición de compra.
- Cuándo debemos realizar las requisiciones para que el equipo de compras pueda dar un buen servicio. (cuando se necesiten, programados por semana, etc.)
- ¿Dónde y cómo se documentan las especificaciones de los productos o servicios a comprar y así evitar errores y retrasos?
- ¿Los proveedores han sido previamente evaluados? ¿Qué características requerimos evaluar de cada proveedor? Servicio, experiencia, precio, capacidad instalada, calidad, tiempos de entrega, etc.
- ¿Quién tiene la responsabilidad de autorizar una requisición de compra? ¿En base a qué se autoriza? ¿Está dentro de presupuesto?¿El volumen es el que se requiere?
- ¿Cómo nos aseguramos que la orden de compra ha sido recibida y comprendida por nuestro proveedor?
Un proceso de compras, a diferencia de la figura 01, debiera reflejar los diferentes responsables que participan, el que ejecuta, el que revisa, el que autoriza, en qué momento y bajo qué criterios ingresamos información al sistema, cuáles son las entradas del proceso, las actividades clave y los resultados que esperamos obtener, cuáles son los indicadores de eficiencia del proceso, etc.
Sería algo así:
FIG.02 (No es relevante su lectura, sino la comparación con la Fig.01)
Un sin fin de criterios o políticas que debieran ser estipuladas con antelación y que nos ayudarán a que la implementación de un sistema tenga un mejor impacto, ayude al desarrollador del mismo y, sobretodo, que cumpla su cometido de automatización, estandarización, orden, control, repositorio de información, indicadores, métricas, etc.
Debemos entender ahora, que los ERP’s o CRM’s o cualquier otro tipo de sistema es una HERRAMIENTA que nos va a ayudar habiendo definido previamente los PROCESOS Y POLÍTICAS de operación, alineados a los objetivos del negocio.
Nuestro consejo para sacarle provecho a tu inversión en software, en base a las mejores prácticas vista en diferentes organizaciones, es que tanto la documentación de procesos como la implementación de sistemas debiera realizarse de manera simultánea, ya que sería un gran error documentar todos los procesos y, posteriormente, adquirir un sistema puesto que el gran riesgo se podría ver reflejado en que ambos tienen criterios diferentes de operación dejando los esfuerzos de documentación inútiles descontrolando al equipo o, lo que comentamos en un principio, teniendo un software que no se utiliza, ahora que si actualmente tienes un software que no se utiliza, la recomendación sería iniciar el proyecto de documentar los procesos, definir los quién, cómo, cuándo, etc. para sacarle provecho a tu inversión en herramientas tecnológicas.
Consejos:
- Define los objetivos del negocio.
- Haz el organigrama del negocio. Ya que te ayudará a entender las diferentes áreas y la interacción entre ellas.
- Analiza la operación global (nosotros le llamamos Macroproceso). Para que puedas identificar las etapas del negocio, las áreas o departamentos y las actividades clave, esto te ayudará a identificar prioridades a documentar y automatizar.
- Analiza diferentes sistemas de acuerdo a lo que identificaste en el macroproceso y solicita presentaciones o demos. Haz una comparativa entre lass diferentes opciones de softwares.
- Documenta los procesos clave y define las políticas que requieren para una correcta operación.
Si deseas conocer más sobre cómo documentar procesos contáctanos: https://methodia.mx