¿Cómo tener una empresa con procesos sin caer en la burocracia?

Eres de los que dicen, “en mi negocio no hay procesos porque aquí todos nos comunicamos muy bien”. “Somos muy flexibles y procesos es lo opuesto a eso, es caer en la burocracia.”

“Daniela, sí quiero poner orden en mi negocio, pero que no se vuelva burocrático”. Es una frase común, pero ¿de dónde viene?

La burocracia

La burocracia que tanto nos aterra tener en nuestro negocio, generalmente está involucrada en procesos que requieren de revisiones exhaustivas o la autorización de 1 o varias personas para control del resultado.

Esto se traduce en múltiples revisiones, por varias cabezas jerárquicas, terminando con un desfile para recolectar firmas que necesitan de mucho tiempo. En pocas palabras, procesos ineficientes que involucran pérdidas de tiempo, trabajo acumulado, falta de fluidez y altos costos.

Alta comunicación y cero burocracia

El lado contrario a esto es la de un cliente que me dijo que en su empresa no se necesitaban procesos. Que él tenía la nueva era para trabajar, había decorado sus oficinas con áreas completamente abiertas donde todos se enteraban de todo. Esta comunicación tan abierta, haría que cuando se tomaran decisiones, todos estarían enterados y listo. Cero procesos, obvio cero burocracia, nada se entorpecería y todo fluiría mejor.

Necesidad de tener procesos

Sin embargo, el socio de este cliente me mandó llamar y me permite realizar algunas entrevistas con sus empleados para tener un diagnóstico de la necesidad de procesos. Un socio escéptico a procesos por miedo a la burocracia y el otro, a favor de ellos. ¡No creerán con lo que me topé! 90% de los colaboradores entrevistados no sólo comentaron que la empresa necesitaba procesos, sino que les urgían.

Se sentían cansados de tanto desorden. Sobretodo del desorden en las instrucciones que el socio que no quería procesos, daba. Cosa que los confundía a la hora de realizar su trabajo y generaba un pésimo ambiente de trabajo.

Procesos clave para ordenar tu negocio

Y ¿qué fue lo que sucedió? lo que debe de suceder cuando se documentan procesos en los negocios. Los procesos son clave para ordenar, esto no está en tela de juicio. Los procesos deben de estar encaminados a que el dueño del proceso se haga responsable de los resultados, y hay que definirle el marco de acción.

Marco de acción y lo que incluye

  1. El objetivo a lograr. ¿Cuál es la meta o la métrica a cumplir?. Por ejemplo, en caso del departamento de ventas, sería número de ventas o monto, ya sea mensual o trimestral. Otro ejemplo podría ser % de ahorros en compras, o % de disminución de errores en envíos.
  2. Establecer límites. Podemos no decir qué acciones o actividades debe de hacer para llegar a su objetivo, pero sí le debemos señalar un tope. Por ejemplo, puedes invertir en recursos para lograr tu objetivo de ventas, pero tienes “esto” de presupuesto, distribúyelo como lo necesites. Lo mismo con compras, debemos señalar precios tope, de donde no te puedes pasar. Definir criterios de calidad mínimos, ya que tener ahorros por comprar productos de bajo costo por baja calidad tampoco se vale.
  3. Medir periódicamente el resultado. No te dije el cómo, para no ser burocráticos, pero te establecí un objetivo y unos límites, ¿cómo te fue con el resultado?. Esto se llama accountability, su traducción es algo así como rendición de cuenta o hacerse cargo de. Y todos los procesos se deben delegar con accountability.

Disminuir la burocracia y hacerla tu aliada

Con estos 3 puntos, podrás eliminar la mayoría de los procesos tediosos y burocráticos. Sin embargo, no te pelees con la palabra ni con su efecto, habrá procesos donde sí, la burocracia será tu mejor aliada. Por ejemplo, en la industria de la construcción, el proceso de pago de estimaciones suele ser muy burocrático, porque están involucradas fuertes cantidades de dinero que necesitan revisarse a un nivel de detalle alto. De lo contrario, pondrían en riesgo al proyecto.

Por lo tanto, es muy valioso que queramos simplificar procesos eliminando la burocracia y aún así lograr resultados exitosos. Está muy bien que tengamos eso en mente a la hora de diseñar los procesos y también es valioso porque, al hacerlo así, estarás empoderando a tu equipo haciéndolo responsable de sus actividades. Esto te va a permitir delegar de forma exitosa, y a la larga, que tengas un negocio que funcione sin ti. Y considera a la burocracia para los procesos que puedan poner tu negocio en riesgo, aunque pueda pensarse que entorpece el camino, puede que al final lo agradezcas.

Te invito a que leas el siguiente artículo, aquí te dejo el link: https://methodia.mx/beneficios-de-los-procesos-para-tu-negocio/. Y te comparto el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=2skCRNRiQ2Y&t=5s

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