Toda empresa, sin importar su tamaño, se enfrenta a dificultades legales inherentes a su negocio.
Algunos de los problemas clásicos que nos pasan más frecuentemente son asuntos relacionados con:
1. – Proveedores incumplidos
2. – Reclamo de clientes
3. – Incumplimiento de pagos por parte de los clientes
4.- Demandas de trabajadores
Te puedo recomendar por cada rubro algún punto para evitar o reducir estos problemas que generalmente están relacionados con la elaboración de contratos, pero aquí no somos especialistas legales, lo que sí puedo es platicarte un caso que vivimos con uno de nuestros clientes.
CASO:
Imagina que una empresa de retail negoció una exclusividad con un proveedor de bebidas energéticas. Las negociaciones incluían, cantidad de producto, fechas de entrega y penalizaciones y todo quedó plasmado en un contrato.
Después de seis meses, el comprador revisa el nivel de entrega del proveedor y descubre que el proveedor ha venido incumpliendo tanto las fechas de entrega como las cantidades de producto, por lo que inicia a aplicar las sanciones correspondientes.
A pesar de aplicar las penalizaciones, el nivel de entrega no mejora ocasionando pérdidas de ventas, pérdida de clientes y quejas de las tiendas por la falta de abastecimiento, generando en el área de compras y de operaciones fuertes discusiones por el incumplimiento del proveedor, los niveles de reclamo e insatisfacción ya fueron notorios y sabidos por la Dirección General, quien dio la instrucción al área Jurídica para cerrar la relación comercial y buscar un nuevo proveedor.
El área Jurídica inició las gestiones de baja del proveedor y se dio cuenta de algo, operaron con el proveedor sin concretar la firma del contrato lo que hacía incobrable la penalización de cancelación anticipada que ascendía a 30,000 usd, y que les pudo haber ayudado a recuperar parte de los daños generados.
Parece increíble o poco creíble, pero este caso es de lo más común que pueda existir en las empresas, no sólo contratos que no se firman, sino documentos legales que se pierden o alta de proveedores inconclusas.
Hay otro caso tan común y tan absurdo donde los dueños asignan la compra a un amigo, y por ser así, todos corren para cumplir la instrucción del patrón, sin prever el riesgo de que en cualquier momento esos amigos podrían dejar de serlo, lo que genera conflictos legales fuertísimos porque nadie puso las condiciones comerciales en un contrato.
El no estar al pendiente de situaciones legales hace que pongas en riesgo el crecimiento y desarrollo de tu empresa por algo tan sencillo y tan esencial como lo es una firma.
SOLUCIÓN
Entonces, aquí te van 5 tips para definir tu proceso de firma de contratos y ¡que no se te pase nada!:
- Involucra a todas las áreas correspondientes, ellos saben más que tú.
- Establece en tu política del área jurídica y compras, que no se pueden colocar órdenes de compra sin contrato firmado.
- Amarra ésto con el área de cuentas por pagar, que servirá como un 2o. filtro para cuidar el negocio.
- Lleva un control del expediente de cada uno de tus proveedores, donde, obviamente, dentro de esos documentos deberá estar el contrato.
- Audita periódicamente el cumplimiento, ya que suele suceder, que sólo cuando hay un problema grave, nos damos cuenta de que los errores vienen de mucho tiempo atrás.