¿Cómo ordenar los inventarios de mi negocio?

Hola!

Ya hablamos en el video anterior de almacenes para mejorar su gestión, pero hoy vamos a hablar de inventarios, la cantidad de productos que necesitas tener para satisfacer tu demanda sin que tengas un stock excesivo que más que ayudarte te está quitando espacio en el almacén y espacio en el almacén de producto que no se mueve, es pérdida de dinero. Te va a encantar este tema y más porque al terminar te voy a regalar un formato en Excel para cálculo de máximos y mínimos.

Yo soy Daniela Lizardi y te invito a suscribirte al canal de Methodia porque voy a estar compartiendo recomendaciones, consejos y tips, de diferentes temas basados en procesos para mejorar tu negocio.

Tanto si se tiene de más o de menos, desconocer el inventario disponible de los productos a comercializar es un grave problema. Pues, en caso de que se tenga una cantidad de producto superior a la que se mueve o a la que indican los pronósticos de venta, se incurre en mayores costos de almacenamiento. (pausa y con énfasis) Producto parado es perder dinero, no creas que porque ya pagas una renta de bodega tienes el asunto resuelto, porque ese espacio lo podría estar ocupando el producto que más se te vende o un producto nuevo o una máquina que te produzca. Ahora imagínate si tienes productos perecederos y desconoces con detalle tu inventario… estás corriendo mucho riesgo de tener pérdidas.

Todo esto es si tienes producto de más, pero si tienes producto de menos el riesgo recae en la distribución, caso que seguro varios de ustedes han venido viviendo con la contingencia aunque esto era difícil de pronosticar, pero ahora es algo que deberás tener en la mira muy de cerca se te has visto afectado por no contar con disponibilidad suficiente para afrontar los pedidos. O bien, en el caso de la materia prima de no poder terminar la producción a tiempo.

Bueno, pues obviamente si te pasa alguno de estos 2 escenarios, te hacen falta procesos para el manejo de tus inventarios.

Pero cómo saber cuánto producto es el que necesitas sin que quites espacio al almacén y sin que te quedes sin producto, ok, aquí entra un tema de ingeniería que se llama máximos y mínimos, la realidad es que suena complicado pero no lo es.

 

Lo que debes de saber para calcularlos son los siguientes conceptos:

Emin= es la Existencia mínima que es cuánto es lo mínimo del producto que podemos tener  antes de quedarnos en ceros.

Pr, es el conocido punto de re-orden y es el número de productos que nos detona la necesidad de comprar, este número está arribita de la existencia mínima, es como si nos permitiéramos un colchoncito adicional.

Emax= es el máximo de producto que vamos a tener sin que estemos desperdiciando espacio en el almacén ni tengamos dinero ahí parado por mucho tiempo.

Cpro =cantidad de producto que es cuánto voy a comprar dentro de esos rangos de máximos y mínimos.

 

Ahora… para conocer estos datos necesitamos conocer nuestra operación y datos específicos, ahí les van:

CMin= que es el consumo mínimo diario, esto se calcula por producto y de preferencia en un periodo largo, por ejemplo de 1 año, para que tengamos un mínimo real considerando diferentes temporalidades, entonces, es la cantidad menor de consumo de todo el año, ok?

TR= tiempo de resurtido y son los días, los días! Que se tarda el producto desde la colocación de la orden de compra al proveedor hasta que llega a mi almacén, prácticamente estos son los tiempos del proveedor.

CPD= es el consumo promedio diario y hay que promediarlo también en un periodo largo, de 1 año si es que tienes la información.

CMax= es el consumo máximo diario y se calcula igual que el consumo mínimo diario. En pocas palabras es el día que más vendiste ese producto, qué cantidad fue?

ExA= es la existencia actual, así de simple cuenta lo que tienes el día del cálculo.

 

Y ahora les dejo aquí las fórmulas con un ejemplo, ponle pausa al video para que tengas tiempo de revisarlo con calma:

 

Poner todo esto en un slide, no lo voy a explicar, sólo proyectamos un slide con estos datos.

 

Queremos saber cuánto son los máximos y mínimos que necesito para mi producto X

Unos datos podrían ser:

TR (Tiempo de resurtido) = 12 días

CMax (Consumo máximo) = 50 piezas

CPD (Consumo promedio diario) = 24 piezas

CMin (Consumo mínimo) = 5 piezas

ExA (Existencia actual) = 300 piezas

Se trabaja sólo de Lunes a Viernes = 5 días

 

EMin = CMin x TR                               5×12 = 60 existencia mínima que debemos tener

Pr = (CPD x TR) + EMin                       24×12+60 = 348 (Punto de re-orden)

EMax = (CMax x TR) + EMin               50×12+60 = 660 existencia máxima a tener

CPro = Emax – ExA                             660-348 = 312 compra de producto que necesitamos

 

Aquí cabe aclarar que cuando vamos a detonar una compra es cuando llegamos al momento de punto de re-orden, por lo que vamos a considerar como existencia actual (ExA) el dato de 348 piezas.     <——- hasta aquí el slide

 

Perdón por meterme en este tema, espero no haberte hecho bolas, la verdad es que tener esta información es súper útil y nos ahorra muchísimas cosas y muuuuucho dinero como emergencias en las compras, comprar a precios altos (también por las emergencias) y pérdidas de dinero tanto por espacio o por no tener el producto cuando ya realizaste la venta que tanto tiempo y esfuerzo y DINERO implica.

 

Quiero recalcar algo: en este tema se ve claramente otro beneficio de documentar procesos, porque si no tienes este proceso claro difícilmente vas a estar recabando la información que te sirve para hacer estos cálculos, me refiero a la información de consumos mínimos diarios, máximos promedio y demás, yo les aseguro que muchos de ustedes tienen más de 1 año con su empresa y les será difícil obtener esta información. Si no la tienes empieza a medir desde ahorita y vas viendo el comportamiento primero con 1 mes, luego de 3 meses hasta que vayas teniendo más claridad de tus consumos y puedas hacer el cálculo.

 

Ahora si tienes un montón de productos yo te recomiendo que obviamente te enfoques en el 80/20, es decir, en el 20% de los productos que te generan el 80% de las ventas y si tampoco cuáles son, más adelante haré un video de este tema donde analicemos y conozcamos nuestros productos, cuál es el de más margen, cual es el favorito de nuestros clientes entre otros datos.

 

También es obvio que los máximos y mínimos se irán moviendo no sólo por temporalidades, sino porque harás estrategias de marketing que puede hacer que todo se mueva, entonces aquí deberás de establecer un proceso de una fuerte comunicación entre marketing, almacén y compras y hacer que la empresa esté lista para responder en máximos y mínimos a esas campañas.

 

Como este caso, podrás encontrar más en un ebook gratuito que escribí donde plasmé los 5 casos de problemas con procesos más comunes en las empresas, descárgalo, como te digo es gratuito te pongo la liga abajo. Te recuerdo que con gusto puedo mandarte el Excel ya formulado con los máximos y mínimos, mándame un whats con tu mail y te lo hacemos llegar, va?

 

Si te gustó este video, ayúdame dando un like y también déjame comentarios de qué otros procesos te gustaría que platicáramos. Nos vemos pronto!

 

 

Para efectos de los textos del video Mike

Emin= Existencia mínima

Pr = punto de re-orden

Emax= máximo de producto

Cpc=cantidad de producto a comprar

CMin= consumo mínimo diario

TR= tiempo de resurtido

CPD= consumo promedio diario

CMax= consumo máximo diario

ExA= existencia actual

 

 

 

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