Este es el sueño de todo dueño de negocio, que un negocio funcione sin su dueño, ¿alguna vez lo has pensado o dicho abiertamente?.
La meta de un negocio
No todos los emprendedores tenemos la misma meta con nuestros negocios, no necesariamente todos nos visualizamos con unas empresas enormes con miles de empleados ganando millones y millones de pesos. No todos buscamos esa fama que algunos dueños de negocios exitosos tienen. Lo que sí he escuchado en donde todos coincidimos, es que nuestro negocio funcione y sea exitoso sin que dependa de nosotros, es decir, un negocio funcione sin su dueño ¡Sí!, eso sí.
Y no porque no nos guste trabajar, pero es bastante desgastante cuando no te puedes despegar ni un segundo porque todos esperan que tu resuelvas, porque todo lo terminas supervisando, porque todo sale mal si no estás.
¿Cómo podemos lograr que un negocio funcione sin su dueño?
El único camino para lograr que tu negocio funcione sin ti es sistematizando, ¿qué es esto?. Las palabras sistematización y procesos son como hermanas, no podemos hablar de uno sin el otro. Es documentar procesos, qué es lo que se tiene que hacer, cómo se hace y quién lo hace, así tal cual.
¿Cómo sistematizar una empresa?
En las empresas, sin importar su tamaño, hay cientos de procesos, pero hoy te voy a enseñar cómo puedes clasificarlos para facilitar su documentación. Puede sonarte algo técnico, pero es necesario que te lo explique así.
Hay 3 bolsitas de procesos, como yo le llamo, que todos los negocios tienen:
- La bolsita de los procesos comerciales.
- La de los procesos operativos.
- Y finalmente, la bolsita de los procesos administrativos.
Procesos comerciales
Los procesos comerciales son los que están involucrados con la venta del producto o servicio e inician desde que damos a conocer nuestro producto al mercado con las actividades de marketing hasta que formalizamos la transacción con un contrato, una orden de compra o un anticipo. Aquí entran todos los esfuerzos de redes sociales, equipos de ventas, negociaciones, contratos con clientes.
Procesos operativos
Los procesos operativos son las actividades involucradas en la fabricación del producto o las actividades para dar el servicio que vendiste. Por ejemplo, las compras de insumos, producción, empaque, logística. En el caso de empresas de servicios son estas actividades que hacen lo intangible, tangible. Por ejemplo, un arquitecto que vende un proyecto de una casa, su tangible sería la entrega de los planos. Un contador, el tangible sería un estado de resultados o la línea de captura para pagar impuestos.
Procesos administrativos
Y los procesos administrativos son los procesos que hacen que lo anterior suceda, frecuentemente se les llama áreas de soporte o de staff o “el corporativo”. Aquí están los procesos de recursos humanos, facturación, pago a proveedores, cuestiones legales que debemos de cumplir, tesorería, fiscal, es la base para que el negocio opere.
Pasos para sistematizar tu negocio
Dentro de cada bolsita define cuáles son las áreas o departamentos que cada una tiene dependiendo de tu negocio. Por ejemplo, en la bolsita de procesos comerciales, las áreas que suelen tener la mayoría de los negocios son área ventas y marketing. Algunos colocan aquí el servicio al cliente.
Y para cada una de éstas áreas, haz un listado de procesos clave. Por ejemplo, el área de ventas, ¿qué procesos tiene? tiene el proceso de prospección, evaluación del cliente, cotización y contrato, por lo menos.
Finalmente tendrás la visión global de todos los procesos que tu negocio tiene y para sistematizarlo deberás documentar cómo se debe hacer cada uno. Para esto ya te hice un video anterior que se llama, ¿qué debe incluir un proceso? (https://www.youtube.com/watch?v=95uYJDQtlTo).
No te agobies, sí es mucho trabajo por hacer, pero número uno, no hay manera que tu negocio funcione sin tí si no sistematizas tu negocio y no puedes sistematizar sin documentar. Y número dos, una vez que termines, verás todo muy fácil y resultados inmediatos. ¡No tienes que volverlo a hacer nunca!. Sólo se requerirán actualizaciones.
Paz y tranquilidad como dueño de negocio
Nuevamente te digo, para que un negocio funcione sin su dueño, este es el único camino que te va a llevar a dejar de ser esclavo de tu negocio. Y si tú no estás, todo seguirá funcionando. Porque ya todos sabrán lo que hay que hacer. Bienvenida tu paz y tranquilidad como dueño de negocio.
Recuerda que para que una empresa funcione sin su dueño, necesita procesos. ¿Cómo te ayudo?. Te invito a leer el siguiente artículo, aquí te dejo el link: https://methodia.mx/emprendedora-estresada/.