Como hacer los perfiles y las responsabilidades de los puestos.

Las descripciones de puesto, parece ser un tema muy básico que todas las empresas deberían de tener, sin embargo, esto es muy distante de ser realidad. Una descripción de puestos establece las pautas de la relación laboral y va a lineado a satisfacer las necesidades del empleador y del empleado. Quédate a ver este video porque te voy a compartir cómo tener este tema resuelto en tu empresa.

 

Yo soy Daniela Lizardi y te invito a suscribirte al canal de Methodia porque voy a estar compartiendo recomendaciones, consejos y tips, de diferentes temas basados en procesos para mejorar tu negocio.

 

Cuando no exista al conocimiento del colaborador se generan confusiones, un mal ambiente laboral y pérdidas de dinero importantes, y pasan cosas como estas:

 

-Como ya lo vimos en el proceso de onboarding (poner etiqueta) cuando el colaborador no tiene claro qué es lo que tiene que hacer, pierde mucho tiempo, si es proactivo y comprometido con su trabajo, tendrá iniciativas, pero si es más doer que no está mal y no se le dice lo que tiene que hacer ni cómo, representará para ti pérdidas de dinero porque su tiempo para cobrar ya está corriendo y él no está produciendo.

-Se generan duplicidades de trabajo, es decir, sucede que 2 personas están pensando que era su responsabilidad realizar equis tarea y los 2 la hacen, esto no sólo es grave nuevamente por la pérdida de la eficiencia y dinero, sino porque se pueden generar problemas hacia los clientes. Hace poco vi un caso donde 2 personas contestaron el mensaje del cliente donde expresaba ciertas dudas del producto y lo peor del caso es que las 2 respuestas fueron diferentes, esto da muy mala imagen para la empresa.

-Por el contrario, tal vez tu como dueño estás esperando equis resultado y confiando que se está haciendo, cuando llega el momento en que necesitas la información, no la tienes, porque nadie la hizo. Quién tu esperabas que la hiciera no tenía ni idea y empiezan a echarse la bolita unos con otros que la verdad es que no sirve para nada, porque lo importante, que es tener la información y no está, y empieza la corredera para resolverlo y caos.

-Otro clásico, el “eso no me toca a mi, pero lo estoy haciendo” y empiezan las diferencias en el equipo, porque el que dijo que no le toca supone pero con cierto grado certeza que le toca a Juanito, pero como Juanito n  o lo está haciendo, entonces pos “yo lo hago ni modo!”…. Y otra frase típica “como si yo no tuviera suficiente con lo mío para estar haciendo lo de los demás”.

 

Ok, pasemos a darle solución de una buena vez. Todo se arregla con una simple y sencilla elaboración de la responsabilidad del puesto, y aunque este proceso es bien simple, tendrás que considerar algunas otras cosas.

 

  • Tener claridad del organigrama del negocio, de esto hablaré en otro video porque también por más simple que suena, tiene una relevancia alta en el negocio, en este caso de la documentación de las descripciones de puesto, te va a permitir visualizar cómo está organizado tu equipo y así poder delimitar las funciones de cada puesto.
  • En negocios pequeños donde 1 persona realiza varias funciones de diferentes puestos, es importante que documentes las responsabilidades del PUESTO, no de la PERSONA, por ejemplo: Mariana es la que factura, pero también es quién se encarga de enviar los pedidos al cliente. Aquí estamos hablando de un puesto de administración y un puesto de logística. Aguas! No te vayas a confundir porque es un error súper común. Otro ejemplo podría ser que Juan es quién toma los pedidos, pero también contesta las redes sociales, en tema de pedidos el puesto puede ser de ventas o de Administración de Pedidos y contestar las redes sociales es Community Manager es más un puesto del área de Marketing o de Soporte al Cliente.
  • Algo que te recomendamos en Methodia es que primero documentes los procesos y después las responsabilidades, porque nuevamente, tener los procesos aclara mucho quién hace qué y eso lo traes directo a la responsabilidad, si lo haces al revés seguro tendrás una muy buena idea, pero pueden quedarse algunos puntos de responsabilidades sin tomarse en cuenta.
  • Acuérdate que para un buen proceso de onboarding (poner etiqueta) es muy importante que le des claro al nuevo colaborador cuáles son las funciones que serán su responsabilidad, con el documento de responsabilidades del puesto, y cómo debe de hacerlas, con los procesos documentados, para disminuir su curva de aprendizaje y aumentar su efectividad.
  • Ya por último, documenta los puestos con la persona involucrada, así puede él darte información que tu ni siquiera estás enterado, y al terminar y ya que estén ambos de acuerdo, que el colaborador lo firme y dale una copia porque podría necesitar consultarlo durante cualquier momento.

En Methodia realizamos este servicio, si te gustaría saber más, escríbenos por nuestras redes sociales.

 

Como este caso, podrás encontrar más en un ebook gratuito que escribí donde plasmé los 5 casos de problemas con procesos más comunes en las empresas, descárgalo, como te digo es gratuito te pongo la liga abajo.

 

Si te gustó este video, ayúdame dando un like y también déjame comentarios de qué otros procesos te gustaría que platicáramos. Nos vemos pronto!

 

 

 

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